章程设计:股东委托他人出席股东会应提交哪些手续|公司章程可作出个性化规定
日期:2017-12-04 浏览

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《公司法》未对有限责任公司的股东委托代理人出席股东会会议作出规定,仅对股份有限公司的股东委托代理人出席股东大会会议作出简要规定。实践中,经常出现因为授权手续是否合法导致各股东对于公司决议的效力产生争议,那么公司章程中应如何规定股东委托他人出席股东会会议时应提交的手续?本文将通过介绍美的民生控股股份有限公司章程的有关条款及三个司法案例,对这一问题进行分析。

章程研究文本
《民生控股股份有限公司章程》(2014年第四次临时股东大会审议通过版)
第六十三条  代理投票授权委托书由委托人授权他人签署的,授权签署的授权书或者其他授权文件应当经过公证。经公证的授权书或者其他授权文件,和投票代理委托书均需备置于公司住所或者召集会议的通知中指定的其他地方。
委托人为法人的,由其法定代表人或者董事会、其他决策机构决议授权的人作为代表出席公司的股东大会。

同类章程条款:

本书作者查阅了多家上市公司的章程中的同类条款,其中对于股东委托他人参加股东大会应提交的授权文件作了不同规定:(1)除上述民生控股公司章程外,大部分公司章程未规定授权委托书需经公证;(2)方大集团公司章程还规定,个人股东委托他人出席股东大会的,还应当出示股东的有效身份证件;(3)法人股东委托搭理人出席股东大会的,民生控股公司章程规定“由其法定代表人或者董事会、其他决策机构决议授权”,其他多数公司章程仅规定由其法定代表人授权。具体如下:

1、《珠海港股份有限公司章程》(2015年9月版):
第六十条  个人股东亲自出席会议的,应出示本人身份证或其他能够表明其身份的有效证件或证明、股票帐户卡;委托代理他人出席会议的,应出示本人有效身份证件、股东授权委托书。
法人股东应由法定代表人或者法定代表人委托的代理人出席会议。法定代表人出席会议的,应出示本人身份证、能证明其具有法定代表人资格的有效证明;委托代理人出席会议的,代理人应出示本人身份证、法人股东单位的法定代表人依法出具的书面授权委托书。

2、《安徽古井贡酒股份有限公司章程》(2017年4月版):
该公司章程第六十条与上述《珠海港股份有限公司章程》第六十条的规定相同。

3、《方大集团股份有限公司章程》(2016年9月版):
第六十二条 个人股东亲自出席会议的,应出示本人身份证或其他能够表明其身份的有效证件或证明、股票账户卡;委托代理他人出席会议的,应出示本人有效身份证件、股东授权委托书、股东有效身份证件、股东股票账户卡。
法人股东应由法定代表人或者法定代表人委托的代理人出席会议。法定代表人出席会议的,应出示股东有效身份证明文件、本人身份证、能证明其具有法定代表人资格的有效证明;委托代理人出席会议的,代理人应出示法人股东有效身份证明文件、法定代表人资格的有效证明文件、本人身份证、法人股东单位的法定代表人依法出具的书面授权委托书。
专家分析
公司章程规定此类条款的意义在于:在《公司法》未对有限责任公司的股东委托代理人出席股东会会议作出规定,仅对股份有限公司的股东委托代理人出席股东大会会议作出简要规定的情况下,有关事项的规范将完全取决于公司章程是否作出规定,以及所作出的规定是否完善、具有可操作性。一方面,完善的委托制度可督促股东按照公司章程的规定履行委托程序,避免因委托瑕疵而导致最终的公司决议受到影响,股东间发生争议;另一方面,委托制度的设计也应当兼具可操作性,便于股东通过委托代理人的方式行使其参与股东会和公司决策的股东权利,不过分增加委托股东的成本,以保障公司股东会的正常、灵活运转。

章程条款设计建议
本书作者认为,有限责任公司和股份有限公司可以对于该公司章程条款进行不同的设计。

一、对于有限责任公司而言,本书作者建议:

1、考虑到有限公司的人合性、封闭性,本书作者建议对于股东人数较少的有限责任公司,可在公司章程中规定股东仅能委托其他股东参与股东会会议,不能委托其他非股东人员出席股东会会议。

2、为便于有限公司股东会高效决策,不建议有限公司的章程要求股东委托他人出席股东会会议的,应当对授权委托书进行公证。但是在实际操作中,公司仍有留存好授权委托书、代理人身份证明等文件,并可考虑要求被代理股东向公司发送邮件、短信等形式,对由他人出席股东会予以确认,以降低股东间最终因此发生争议、股东会决议被确认为无效或被撤销的风险。

二、对于股份有限公司而言,本书作者建议:

1、公司章程中可要求股东委托他人出席股东大会会议的,应当对授权委托书进行公证。

2、股东是法人的,公司章程可考虑授权委托书不必一定要求该法人的法定代表人出具;如该法人的董事会、其他决策机构决议授权的人作为代表出席公司的股东大会,公司章程亦可允许。

公司章程条款实例
一、有限责任公司章程条款实例:

股东可亲自出席股东会会议,也可委托其他个人股东或其他法人股东的法定代表人出席股东会会议,但不得委托其他人员出席股东会。

个人股东亲自出席股东会会议的,应出示本人身份证或其他能够表明其身份的有效证件或证明;委托代理他人出席股东会议的,应出示本人有效身份证件、股东授权委托书。

法人股东应由法定代表人或者法定代表人委托的代理人出席会议。法定代表人出席会议的,应出示本人身份证、能证明其具有法定代表人资格的有效证明;委托代理人出席会议的,代理人应出示本人身份证、法人股东单位的法定代表人出具的书面授权委托书。
 
二、股份有限责任公司章程条款实例:

股东可亲自出席股东大会,也可委托其人出席股东大会。股东委托他人出席的,授权书或者其他授权文件应当经过公证。

个人股东亲自出席股东会会议的,应出示本人身份证或其他能够表明其身份的有效证件或证明;委托代理他人出席股东会议的,应出示本人有效身份证件、股东授权委托书。

法人股东应由法定代表人或者法定代表人委托的代理人出席会议。法定代表人出席会议的,应出示本人身份证、能证明其具有法定代表人资格的有效证明;委托代理人出席会议的,代理人应出示本人身份证、法人股东单位的法定代表人依法出具的书面授权委托书。
公司法规定
第一百零六条 股东可以委托代理人出席股东大会会议,代理人应当向公司提交股东授权委托书,并在授权范围内行使表决权。

延伸阅读

因授权行为有瑕疵影响公司决议效力的案件:


案例1:最高人民法院审理的夏舸中与贵州省黔西交通运输联合有限公司、何红阳等公司决议效力确认纠纷[ (2016)最高法民申334号 ]认为,“夏舸中向代明贵出具的授权委托书并不包括代其参加股东会并对决议内容发表意见的内容,故2010年3月30日、6月20日、6月24日、6月29日黔西交通公司召开的股东会所做出的关于增加注册资本以及修改公司章程的股东会决议内容,没有经过当时仍持有公司93.33%股权的夏舸中的同意,也没有证据证明夏舸中就公司的该次增资已知悉并明确放弃了优先认缴权,故上述决议内容违反了《中华人民共和国公司法》(2005年修订版)第三十五关于“股东有权优先按照实缴的出资比例认缴出资”的规定,侵犯了夏舸中认缴增资的合法权益,依据《中华人民共和国公司法》(2005年修订版)第二十二条第一款规定,应认定无效。”


案例2:上海市第二中级人民法院审理的上海力博劳务有限公司、喻斌等与北京东星冶金新技术开发公司、苍山县富民劳务合作有限公司等公司决议撤销纠纷[(2014)沪二中民四(商)终字第465号]认为,“本院审查后认为,上述三方股东在委托代理人出席会议和表决程序上确实存在不同情形的瑕疵。股东姜国良虽在临时股东会会议召开后补签了委托书,但其中既未载明喻斌是否具有代表姜国良表决的权利,并且在姜国良否认的情况下,也没有证据证明姜国良在补签委托书时明知临时股东会会议作出的决议内容。股东苍山公司虽在会议前出具了委托书,但同样未载明代为出席的孟祥水是否具有表决权,且苍山公司事后对决议内容持否定意见。股东涟水公司虽在决议上加盖了公章,但孟祥水持有涟水公司公章的事实并不必然表明其具有代为涟水公司进行表决的权利。以上分析表明,三方未出席临时股东会会议的股东行使表决权均缺乏程序的正当性,且三方股东均在诉讼中明确表示对系争决议二的内容持否定意见。因此,本院认为,该三方股东委托行为和表决程序不符合公司章程和议事规则,构成系争决议二可撤销的理由。


案例3:四平市中级人民法院审理的梨树县春阳市场管理有限公司与白立新公司决议纠纷案[(2014)四民三终字第20号]认为,“春阳公司临时董事会未出席董事依公司法规定可以委托其他董事出席,但事实上却委托的是常秀杰、李凤琴、赵大勇,三人均不是公司董事。春阳公司认为,任何具有民事行为能力及权利能力的都有委托他人或者接受他人委托从事民事行为的权利,一人是可以受多人的委托而行使代理权的。本案是公司决议纠纷,应适用公司法的相关规定,而非适用民法通则中关于委托代理制度的相关规定,其上诉理由是对法律理解有误。”