章程设计:上午通知下午开董事会是否可以?公司章程可加入会议通知时限豁免条款
日期:2017-12-04 浏览

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公司法、公司章程对公司会议(包括股东会或股东大会、董事会、监事会)的通知时限加以规定,以保证有关人员可以合理安排时间参加公司会议,避免大股东临时开会、小股东措手不及的情况发生。但是,公司法、公司章程规定的通知时限往往较长,难免贻误商机、影响公司决策效率。未解决这一问题,可否在公司章程中加入但书条款,即特定情况下可以不受该等通知时限的规定?本文引用招商局能源运输股份有限公司最新修改的公司章程的有关条款,对这一问题进行分析。


章程研究文本

《招商局能源运输股份有限公司章程》(2017年9月版)

第一百零四条   董事会召开临时董事会会议的通知方式为书面通知,应当在会议召开3日以前通知全体董事和监事。经全体董事一致同意,可以豁免前述提前书面通知的要求。


第一百八十七条   监事会每6个月至少召开1次会议,并根据需要及时召开临时会议。会议通知应当在会议召开3日以前书面送达全体监事。特殊情况经全体监事一致同意,可以豁免前述提前书面通知的要求。 

 

同类章程条款:


除将上述条款直接写入公司章程外,部分上市公司并未在公司章程中规定该等条款,但直接在会议公告中载明“本次会议通知时限经全体董事一致同意豁免”。例如:


《佳通轮胎股份有限公司章程》(2015年版)

第一百二十二条  董事会每年至少召开两次会议,由董事长召集,于会议召开10日以前书面通知全体董事和监事。


佳通轮胎股份有限公司于2017年9月9日发布的《第八届董事会第十八次会议决议公告》载明,“佳通轮胎股份有限公司(以下简称“公司”)于2017年9月6日以电话、邮件方式,向公司各位董事发出关于召开第八届董事会第十八次会议的通知,并于2017年9月7日以通讯方式召开会议,本次会议通知时限经全体董事一致同意豁免。”

专家分析

公司章程规定此类条款的意义在于:公司法、公司章程对公司会议(包括股东会或股东大会、董事会、监事会)的通知时限加以规定,以保证有关人员可以合理安排时间参加公司会议,避免大股东临时开会、小股东措手不及的情况发生。因此,公司应当严格按照公司法、公司章程规定的通知时限召开会议,避免公司决议被撤销。


但是,公司法、公司章程规定的通知时限往往较长,难免贻误商机、影响公司决策效率。未解决这一问题,可以在公司章程中加入但书条款,即如果全体有权与会人员同意不按公司法、公司章程规定的通知时限即召开公司会议的,哪怕是上午通知下午召开,这也应当是可以的。


章程条款设计建议

1、鉴于有限责任公司的股东人数较少,有限责任公司及一些封闭型的股份有限公司(例如股东人数不超过10人)可以在公司章程中约定“经全体股东一致同意,可以豁免提前书面通知召开董事会的要求”。对于董事会会议、监事会会议,公司章程中均可约定全体董事或全体监事可豁免关于提前通知期限的要求。


2、公司应当要求相应股东(董事、监事)在同意豁免关于提前通知期限的文件上签字。


3、全体董事同意豁免关于提前通知的期限,不代表每位董事都必须亲自出席董事会,在该等情况下董事也可委托其他董事出席。


公司章程条款实例

董事会每年度至少召开两次会议,每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。经全体董事一致同意,可以豁免前述提前书面通知的要求。

公司法规定

第一百一十条 董事会每年度至少召开两次会议,每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。
代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上董事或者监事会,可以提议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后十日内,召集和主持董事会会议。
董事会召开临时会议,可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。

 

第一百一十九条 监事会每六个月至少召开一次会议。监事可以提议召开临时监事会会议。
监事会的议事方式和表决程序,除本法有规定的外,由公司章程规定。
监事会决议应当经半数以上监事通过。
监事会应当对所议事项的决定作成会议记录,出席会议的监事应当在会议记录上签名。

延伸阅读

根据相关司法案例,公司虽未提前发送会议通知,但股东(董事)参会且未提异议,则不得再请求撤销公司决议。


案例1:深圳市中级人民法院审理的李都秀与深圳市康医博科技发展有限公司、蔡超公司决议纠纷[(2016)粤03民终15045号]认为,“康医博公司的股东田X于2015年11月18日通知李都秀于同年11月22日召开股东会,虽然其未按《公司法》第四十一条的规定于会议召开十五日前通知李都秀,但李都秀的代理人敖X辉已按时参加了会议,且在参加会议期间并未对此提出异议,应视为李都秀已确认了该股东会的召集方式,故本院认定康医博公司于2015年11月22日召开的股东会召集程序并不违反法律规定。”


案例2:上海市第一中级人民法院审理的王满仓诉上海英迈吉东影图像设备有限公司公司决议撤销纠纷[(2015)沪一中民四(商)终字第1160号]认为,“东影公司认为公司董事会于2014年11月15日向王满仓的两处地址均寄送会议通知,但王满仓仅确认于2014年11月17日收到一份会议通知,此时距离2014年12月1日股东会召开确实不足15天时间,但王满仓仍尚有14天时间着手准备股东会。况且,王满仓收到会议通知后准时参加了股东会,并就相关议题行使股东表决权,已充分行使其股东权利,若以此为由撤销本案系争股东会决议,则有悖公司治理的经济、效率原则,故本院对王满仓的该项上诉理由不予采信。


案例3:西宁市中级人民法院审理的刘晓红与西宁市政建设集团有限公司公司决议撤销纠纷[(2016)青01民终650号]认为,“刘晓红提交的股东会会议通知的落款时间虽为2015年12月17日,但2015年12月18日的股东会刘晓红按时参加,且在召开股东会时未对通知期限提出异议,也未对股东会决议内容提出异议,而后在股东会决议上签字并前往工商局办理了变更手续。根据《中华人民共和国公司法》第四十一条‘召开股东会会议,应当于会议召开十五日前通知全体股东;但是,公司章程另有规定或者全体股东另有约定的除外。’的规定,应视为全体股东对股东会的召集程序达成合意,排除了十五天前通知期限的限制,且股东会决议的内容并未违反法律规定。故上诉人刘晓红的上诉理由无事实与法律依据,不能成立,不予支持。”


案例4:盐城市中级人民法院审理的陈玉海与盐城市大丰区中元贸易有限公司公司决议撤销纠纷[(2016)苏09民终3665号]认为,“上诉人的该上诉理由不能成立,理由:公司法设立通知时限制度的目的在于保障股东有足够的时间对股东会需审议事项进行相应准备。被上诉人已于2015年11月13日向上诉人邮寄了召开股东大会的通知,告知了上诉人召开股东大会的时间为2015年12月6日,并同时告知了会议议题,上诉人于2015年11月14日签收了通知。上诉人2015年11月26日收到的是股东大会召开时间延期至2015年12月10日召开的通知,股东大会延期并未影响到上诉人对审议事项的准备。上诉人如果认为股东大会延期通知的时限过短,影响其对审议事项的准备,应当及时向被上诉人明示异议,并提出合理理由。且股东会决议中所涉的股权转让,上诉人之后亦表示同意。故系争股东会的召集程序并未违反公司章程及公司法的实质规定,上诉人认为股东会决议内容违法,亦未能提供充分证据证实。因此,上诉人以其收到股东会延期召开的通知距会议召开时间不足十五天为由,要求撤销股东会决议,不符合诚信原则,一审判决驳回其诉讼请求并无不当。


案例5:新疆乌鲁木齐市中级人民法院审理的王亚炜与新疆新华联投资(集团)有限公司公司决议撤销纠纷[(2016)新01民终3015号]认为,“新华联公司于2015年8月5日向股东王某某通知将于2015年8月8日召开临时股东大会。新华联公司确没有按照公司章程规定的期限向股东王某某发出开会通知,但王某某收到新华联公司的开会通知后,对此并没有提出异议,并参加了股东大会,发表了会议相关议题的意见。新华联公司在通知程序上确存在一定的瑕疵,但王某某没有提出任何异议并参加会议,并对会议内容发表意见,应视为其对该通知瑕疵的认可和接收,王某某以此主张撤销股东会决议,事实及法律依据不充分。


案例6:武汉市中级人民法院审理的张承斌、江格林等与武汉市红星化工涂料有限责任公司公司决议纠纷[(2016)鄂01民终3118号]认为,“张承斌、江格林已于2015年16日、17日参加了股东代表会,对股东大会审议内容知晓,并有充足的时间就会议审议内容进行准备。2015年11月21日,全体股东参加了股东大会并进行了表决。张承斌、江格林投的是不同意票,已充分行使了股东权利。因此,本次股东会会议通知时限上的程序瑕疵对公司实体决议没有产生实质性影响。一审法院从公司治理的经济、效率原则出发不撤销本次股东会决议正确。


案例7:衡阳市中级人民法院审理的谭淑月与衡阳市金则利特种合金股份有限公司公司决议撤销纠纷[(2016)湘04民终字第595号]认为“本案临时董事会会议通知通过电子邮件方式发送后,虽未通过电话与谭淑月进行确认并做相应记录,但并不表明会议通知方式违反了《董事会议事规则》,且应予以撤销。因为《董事会议事规则》设立第八条第一款的目的是为了保障每个参会人员的参会权利,而根据本案事实,黄华阳在发出会议通知的第二天即在QQ上向谭淑月进行了核实虽与《董事会议事规则》规定的方式有出入,但效果是一致的,谭淑月最终委托黄华阳参与了投票并由黄华阳及蒋丽明转述了自己的意见,其参会权利并未受到侵害。退一步讲,即使认定以QQ方式核实不符合《董事会议事规则》,但该瑕疵显著轻微,并未影响决议内容及谭淑月的主要权利,不足以因此而撤销该次临时董事会决议。